Versión do manual: 1.0 | Data: 07/10/2016 | Versión da aplicación: 20+

Índice

1. Presentación
2. Que é Estoque & QRCode?
3. Para quen foi desenvolvida a aplicación?
4. Conceptos esenciais
   4.1 Insumo/materia prima
   4.2 Produto
   4.3 Receita
   4.4 Produción
   4.5 Compra
   4.6 Estoque
   4.7 Unidades de medida
   4.8 Alertas
5. Interface e navegación
   5.1 Pantalla inicial
   5.2 Módulos principais
   5.3 Botóns de acción
6. Primeiros pasos
   6.1 Antes de comezar: reúna os seus datos
   6.2 Rexistro de materia prima
   6.3 Rexistro de produtos
   6.4 Rexistro de receitas
   6.5 Produción
   6.6 Compras
7. Procedemento estándar para incluír, editar e eliminar rexistros
8. Estoque e código QR
9. Informes, alertas e toma de decisións
10. Rutinas recomendadas
11. Preguntas frecuentes e solución de problemas
12. Glosario
13. Soporte
    Apéndice A — Segmentos e actividades atendidas
    Apéndice B — Lista de verificación de unidades e conversións

1. Presentación

Este manual ten como obxectivo ensinar, de forma simple e práctica, como utilizar a aplicación Estoque & QRCode para controlar insumos, produtos, receitas, produción e compras.

Benvido a Estoque & QRCode, unha aplicación de control de estoque para pequenos emprendedores. Se non coñece a aplicación para Android, descárguea en:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.estoqueqrcode.helcio

1.1 Curva de aprendizaxe

Como calquera aplicación, Estoque & QRCode require un período de adaptación para aprender onde premer, que funcionalidades existen e que resultados se esperan. Esta curva de aprendizaxe pode ser moi curta se estuda este manual.

1.2 Como está organizado este manual

O manual presenta un paso a paso simple e resumido para incluír datos, interpretar información e extraer resultados. Utilizamos unha actividade exemplo para facilitar o titorial. Basta adaptar o proceso á súa realidade.

A aplicación é intuitiva; a maioría dos botóns teñen nomes claros e o menú superior usa iconas fáciles de recoñecer.

2. Que é Estoque & QRCode?

É unha aplicación estruturada para axudar aos pequenos emprendedores a manter un control de estoque de forma máis fácil, con datos para mellores tomas de decisións e alertas.

Estoque & QRCode permite rexistrar insumos e produtos fabricados, preparacións culinarias, artesanía, etc. É adaptable ás máis diversas actividades para que o usuario poida manter un control de estoque intelixente e útil para a toma de decisións.

3. Para quen foi desenvolvida a aplicación?

Estoque & QRCode foi desenvolvido para pequenos emprendedores, traballadores autónomos, produtores, fabricantes, artesáns, comerciantes, vendedores e prestadores de servizos que necesitan controlar produtos, materias primas, insumos, materiais, compras e produción de maneira simple polo móbil.

É especialmente útil para quen compra materiais, transforma insumos en produtos, mantén mercadorías para a venda ou precisa saber canto pode producir aínda.

A lista completa de segmentos e actividades atendidas está no Apéndice A.

4. Conceptos esenciais

4.1 Insumo/materia prima

É o compoñente usado para producir, fabricar, montar ou prestar un servizo. Exemplos: fariña, fío, madeira, pintura, cola, tubos, conexións.

4.2 Produto

É o artigo fabricado, transformado ou revendido. Exemplos: bolo, boneca de croché, mini cociña infantil, can de lanche, kit de can de lanche e refresco.

4.3 Receita

É todo método de produción que implica cantidades coñecidas de materia prima. Tamén pode representar cocción, fabricación ou prestación de servizo.

4.4 Produción

É o rexistro da fabricación dun produto. Ao rexistrar a produción, o sistema actualiza o estoque de materia prima e de produtos dispoñibles para a venda.

4.5 Compra

É a entrada de artigos no estoque. Pode ser compra de materia prima ou de produtos listos para revender.

4.6 Estoque

É a cantidade dispoñible de insumos e produtos. O estoque actualízase por compras, produción, vendas, axustes, perdas e devolucións.

4.7 Unidades de medida

É fundamental rexistrar e converter correctamente as unidades: kg, g, mg, litro, ml, metro, cm, m², unidade, caixa, paquete, etc.

Táboa de conversións no apéndice.

4.8 Alertas

A aplicación pode emitir alertas cando faltan insumos para unha produción planificada ou cando o estoque está por debaixo do mínimo.

O estoque mínimo de materia prima axústase ao 10 % para emitir a alerta. Isto evita configurar materia prima por materia prima.

5. Interface e navegación

5.1 Pantalla inicial

A pantalla inicial está organizada para que os módulos estean sempre accesibles cun toque, sen necesidade de esforzos innecesarios.

5.2 Módulos principais

Os módulos principais son:

• Insumos
• Produtos
• Receitas
• Produción
• Compras
• Estoque
• Código QR
• Informes
• Configuración

5.3 Botóns de acción

Por seguridade, os botóns de manipulación dos datos están na parte inferior da pantalla. Segundo o seu dispositivo, basta arrastrar a pantalla cara arriba.

O espazo na parte superior da pantalla está reservado á lista de artigos rexistrados.

6. Primeiros pasos

6.1 Antes de comezar: reúna os seus datos

Faga unha lista da materia prima que usa para traballar, fabricar os artigos que comercializa ou prestar servizos. Anote:

• Nome do insumo
• Descrición: marca, modelo, fabricante, etc.
• Cantidade estándar vendida
• Unidade: kg, g, metro, cm, unidade, etc.

Preste atención ás unidades, porque é con elas e coas cantidades utilizadas nas receitas que teremos precisión nos resultados.

Despois, faga unha lista dos produtos que fabrica e vende. Xeralmente mídense por unidade, peso ou volume.

6.2 Rexistro de materia prima

A materia prima é o compoñente máis sensible do negocio, pois non pode quedar almacenada por moito tempo. O ideal é que a cantidade entre e saia o máis rápido posible.

Na aplicación, o módulo Insumos está destacado no centro da pantalla do dispositivo. Prema nel.

Para rexistrar:

1. Desprace a pantalla cara arriba para acceder á xestión.
2. Prema o botón Inserir.
3. Escriba o nome do insumo.
4. Escriba unha descrición: marca, modelo, fabricante, etc.
5. Indique a cantidade estándar que se vende e a unidade.
6. Prema Confirmar para gardar.

Rexistre todos os artigos usados para facer os seus produtos.

Exemplo: unha artesá de bonecas de croché debe anotar fíos, fitas, ollos, tecidos, segundo as cantidades e unidades. Hai fíos cuxos carretes se miden por peso; outros, en metros. Nese caso, debe establecer canto nesa unidade se consumirá para producir unha boneca.

6.3 Rexistro de produtos

O proceso é semellante ao rexistro de insumos. Desprace a pantalla cara arriba, prema Inserir, escriba o nome do produto e a descrición. Prema Confirmar. Repita o proceso para todos os seus produtos.

Exemplo: un pequeno vendedor de cans de lanche ten como produtos: can de lanche, kit con can de lanche e refresco, salsas, etc. Aínda que o kit conteña o can de lanche xunto co refresco, debe rexistrar só o can de lanche e, noutro rexistro, o kit.

6.4 Rexistro de receitas

En primeiro lugar, definimos como receita todo método de produción que implica cantidades coñecidas de materia prima. A receita aquí tamén é a fabricación, a cocción de alimentos e un método de prestación de servizo. Por exemplo, un fontaneiro que atende a domicilio ten como materia prima o material consumido: fitas, arandelas, tubos, conexións, colas, etc.

Para rexistrar as receitas, é necesario ter os produtos e os insumos rexistrados. É importante entender as cantidades e medidas no proceso.

Imagine que nunha receita van dúas culleradas de azucre. É unha medida relativa, pois pode haber máis ou menos azucre segundo a présa, a atención do cociñeiro, etc. O ideal é medir a cantidade e convertela á mesma unidade do paquete. Se a unidade do paquete está en kg, entón cantos quilogramos de azucre hai en cada cullerada?

Axuste as unidades para todos os insumos na receita.

Exemplo: un carpinteiro constrúe unha mini cociña como xoguete infantil. As cantidades dos artigos de materia prima que seguen unha secuencia lóxica forman a receita do produto Mini Cociña Infantil.

Artigo	Necesario	Como rexistrar na aplicación
Madeira	120 cm²	0,012 m²
Pintura	15 g	0,015 kg
Cola	5 g	0,005 kg
Embalaxe	1 unidade	1 unidade
Produto	1 Mini Cociña Infantil	—

Observe que as unidades deben corresponder ás unidades das materias primas. Cada vez que fabrique un produto e rexistre esa produción na aplicación, o sistema actualizará o estoque de materia prima con precisión.

6.5 Produción

O módulo Produción é importante para a actualización do estoque de materia prima e de produtos dispoñibles para a venda.

Consello: en sistemas dinámicos, nos que a produción non permite almacenamento, como lanches, pizzas e servizos, pódese facer unha estimación de produtos necesarios, rexistrar a produción estimada e corrixir despois do turno.

Exemplo: unha lanchonete estima vender cento cincuenta cans de lanche. Ao rexistrar os cans de lanche, se o estoque está actualizado, a aplicación verificará as cantidades. Se faltan insumos, a aplicación emitirá unha alerta. Esta fase chámase planificación e serve para unha verificación rápida do estoque e para o rexistro da saída de produtos.

Para o caso de rexistro despois da produción e venda dos produtos, este axuste pode considerarse como saída, actualizando os estoques da mesma forma.

Consello: é mellor planificar a produción para verificar a dispoñibilidade e evitar sorpresas por falta de artigos.

6.6 Compras

Ao comprar artigos para a produción ou produtos listos, hai unha entrada no estoque. O módulo Compras permite seleccionar entre materia prima e produtos listos para revender, como bebidas e sobres de salsa para lanchonetes, agasallos listos para pasteleiras en datas conmemorativas ou pezas de reposición vendidas por un técnico de aire acondicionado.

Como rexistrar unha compra:

1. Seleccione o tipo de artigo. Se é un produto listo, debe estar rexistrado previamente como produto.
2. No centro da pantalla aparecerá o nome do primeiro produto. Se preme a segunda caixa de texto co nome do produto, abrirase unha lista con todos os produtos rexistrados.
3. Seleccione o produto que se rexistrará como compra.
4. Prema o botón Inserir.
5. Escriba a data, a cantidade e a unidade.
6. Prema Confirmar para rexistrar a compra.

Automaticamente actualízase o estoque e o produto inclúese na lista.

Ao seleccionar Materia prima, aparecerá unha lista de materias primas destacada. Repita o proceso para incluíla.

Para corrixir os datos, use o procedemento estándar da sección 7.

7. Procedemento estándar para incluír, editar e eliminar rexistros

Para evitar repeticións, este procedemento serve para insumos, produtos, receitas, compras, produción e demais rexistros.

Incluír

1. Desprace a pantalla cara arriba.
2. Prema Inserir.
3. Complete os campos.
4. Prema Confirmar.

Editar

1. Seleccione o botón Produtos ou Materias primas.
2. Prema o artigo que desexa corrixir.
3. Prema Editar.
4. Faga as correccións.
5. Prema Confirmar.

Eliminar

1. Siga o mesmo proceso da edición.
2. Prema Eliminar.
3. Confirme a eliminación.

Atención: se o artigo está en uso en receitas ou se utilizou en datos anteriores, a eliminación non será posible.

8. Estoque e código QR

• Como xerar código QR para insumos, produtos, lotes ou estantes.
• Como imprimir etiquetas.
• Como escanear código QR para consultar, dar entrada, saída ou produción.
• Como vincular código QR a receitas, caducidade e número de lote.
• Como usar código QR en inventario e reconto rápido.
• Como corrixir un código QR non recoñecido.

9. Informes, alertas e toma de decisións

• Posición de estoque.
• Consumo de insumos.
• Produción por período.
• Compras realizadas.
• Produtos con estoque baixo.
• Previsión de compras.
• Custo medio.
• Perdas e axustes.
• Historial de movementos.

10. Rutinas recomendadas

10.1 Antes de comprar insumos

Consulte o estoque, simule o rexistro de produción que ten en mente para o período de traballo e verifique se hai materia prima suficiente. Se todo está rexistrado correctamente, a información sobre que comprar será moito máis acertada.

10.2 Antes de producir

Verifique a dispoñibilidade de insumos e rexistre a produción planificada.

10.3 Despois do turno

Axuste a produción estimada á produción real e rexistre as saídas.

10.4 Periodicammente

Faga inventario, confirme unidades, corrixa diverxencias e revise estoques mínimos.

11. Preguntas frecuentes e solución de problemas

Por que non podo eliminar un insumo?

Isto ocorre cando un insumo está rexistrado nunha receita ou en compras anteriores. Eliminar un artigo xa rexistrado e compoñente de calquera receita xera erros de cálculo, mostrando valores financeiros errados. É máis fácil deixar o artigo e rexistrar o novo artigo nunha nova receita.

Por que a aplicación alertou sobre falta de estoque?

Isto ocorre cando a cantidade de insumo chega ao 10 % da cantidade inicial de cada paquete comprado. Non significa que non haxa insumo para produción. Pode ser que a cantidade aínda chegue para fabricar moitos produtos. Por exemplo, un vendedor de lanches recibe a alerta de fin de sobres de salsa de mostaza. Se a alerta é do 10 % e unha caixa contén 500 sobres, aínda é posible servir 50 lanches con mostaza.

Como corrixir unha unidade errada?

Seleccione o produto ou a materia prima que presenta a unidade errada. Despois de seleccionar o artigo a corrixir, prema Editar, cambie os datos da unidade, revise tamén o cálculo da cantidade e prema Confirmar.

Como rexistrar produción estimada?

Considérase produción todo aquilo que foi manufacturado, fabricado, cociñado, etc. O rexistro depende da dinámica do negocio. Por exemplo: unha pequena lanchonete produce segundo os pedidos, entón o recomendado é rexistrar a produción ao final do turno, ao día seguinte, etc. Un artesán pode rexistrar a produción da súa peza ou de varias ao final da etapa de produción. A aplicación non especifica o momento exacto de rexistrar.

A estimación está relacionada co momento antes de producir cunha función. Ao tentar rexistrar a produción, o sistema verifica se hai cantidade de materia prima en estoque para atender a demanda. É o momento en que o usuario se beneficia dun sistema correctamente alimentado con datos precisos. Se falta calquera artigo, o sistema informa a cantidade e o que falta para atender a produción planificada. Isto axiliza o proceso de reposición e a toma de decisións.

Como rexistrar unha compra de produto listo?

Simple! Só seleccione Produto nos botóns do módulo Compras, seleccione o produto previamente rexistrado no campo de nome de produtos, suba a pantalla ata ver o botón Inserir. Prémalo e escriba a data, cantidade, unidade e, despois de comprobar os datos, prema Confirmar.

IMPORTANTE: Produtos listos é todo o que o emprendedor revende e que non pasa pola fabricación, cocción, modelaxe, etc. Por exemplo: refrescos, sobres, bolsas de aperitivos, agasallos, pezas listas doutro fabricante, etc. Se calquera produto non necesita receita de produción, é produto listo.

A aplicación funciona sen conexión?

Si! Toda a base de datos e as funcionalidades están dentro do dispositivo móbil.

Como fago copia de seguridade?

Simple! Busque Configuración no menú indicado polos tres puntos ou tres barras e prema o botón Backup. O sistema fai todo automaticamente. Recoméndase buscar onde se almacena o ficheiro de copia de seguridade e copialo a outro lugar seguro.

Como hai infinidade de dispositivos con versións diferentes e adaptadas do sistema operativo Android, non hai unha ruta única de gravación do ficheiro de Backup. Cada dispositivo e versión ten un lugar onde se permite a gravación. Con algo de paciencia, verifique Os meus ficheiros, Descargas, etc.

Os ficheiros de copia de seguridade gárdanse co seguinte formato: backup_date_control.db

A data no nome do ficheiro segue o formato: ano+mes+día.

Como cambiar as casas decimais?

Hai actividades que traballan todo en unidades, outras cunha casa decimal e ata máis de dúas. Na aplicación Estoque & QRCode trabállase con dúas casas decimais, pero hai momentos en que os produtos poden presentar valores decimais. Isto ocorre cando no momento de rexistrar as cantidades de insumos hai valores decimais. Nalgúns casos a produción rende máis do planificado, principalmente en artesanía, alimentos, etc. Recoméndase observar as cantidades en unidades producidas e comparalas cos valores presentados. Pode ser que un valor de cantidade de produtos apareza como 3,67, pero no reconto sexan 4 produtos. Ou unha cantidade de 10,35 para 10 produtos.

Como a aplicación está aberta a varias áreas de actividades que implican as máis diversas formas de produción, cantidades de insumos e producións, o mellor é deixar todo con dúas casas decimais e que o usuario responsable interprete segundo a súa experiencia.

Como contactar co soporte?

Envíe un correo electrónico a: estoque.qrcode@gmail.com

12. Glosario

• Insumo: materia prima ou material usado na produción.
• Produto: artigo fabricado, transformado ou revendido.
• Receita: ficha técnica con cantidades de insumos.
• Produción: rexistro da fabricación.
• Compra: entrada de artigos no estoque.
• Estoque mínimo: cantidade mínima antes da alerta.
• Código QR: código bidimensional para identificación rápida.

13. Soporte

Envíe un correo electrónico a: estoque.qrcode@gmail.com

Apéndice A — Segmentos e actividades atendidas

Alimentación, confeitaría e bebidas: pasteleiros; confiteiros; fabricantes de doces; brigadeiros gourmet; fabricantes de salgados; preparadores de comida para levar; cociñeiros; panadeiros; pizzaiolos; fabricantes de empanadas; hamburgueserías artesanais; vendedores de lanches; fabricantes de alimentos conxelados; fabricantes de pastas; xeadeiros; vendedores de palomitas; fabricantes de compotas; produtores de conservas; produtores de alimentos artesanais; produtores de condimentos; produtores de salsas; produtores de produtos naturais; fabricantes de embutidos; carniceiros; peixeiros.

Artesanía e traballos manuais: artesáns; crocheteiros; tricoteiros; bordadores; encaixeiros; tecedores; costureiros; xastres; fabricantes de bolsos; fabricantes de carteiras; fabricantes de mochilas; fabricantes de artigos téxtiles; fabricantes de mercería; fabricantes de xoguetes non electrónicos; artesáns de bixutería; artesáns de madeira; artesáns de coiro; artesáns de cerámica; artesáns de papel; artesáns de plástico; artesáns de vidro; artesáns de metais; artesáns de cemento; artesáns de xeso; artesáns de caucho; artesáns de bambú; artesáns de cortiza; artesáns de pedra; artesáns de materiais diversos; fabricantes de velas artesanais; fabricantes de xabóns artesanais; fabricantes de recordos; fabricantes de produtos personalizados; papelería personalizada; encadernadores; plastificadores; serigrafistas; estampadores; fabricantes de selos.

Vestimenta e moda: costureiras e costureiros; xastres; modistas; fabricantes de roupa; fabricantes de roupa a medida; personalizadores de roupa; estampadores de roupa; serigrafistas; fabricantes de bolsos; fabricantes de calzado; zapateiros; fabricantes de accesorios; artesáns téxtiles; tecedores; bordadores; encaixeiros; fabricantes de artigos de coiro; fabricantes de artigos de vestir.

Carpintaría, mobles e fabricación: carpinteiros; fabricantes de mobles; fabricantes de mobles a medida; fabricantes de mobles metálicos; carpinteiros de estrutura; carpinteiros instaladores; fabricantes de artefactos de madeira; fabricantes de MDF; fabricantes de obxectos decorativos; fabricantes de estantes; fabricantes de mesas; fabricantes de cadeiras; fabricantes de xoguetes; tapiceiros; fabricantes de tapices; seleiros; toneleiros.

Reparacións, talleres e mantemento: mecánicos de automóbiles; mecánicos de motocicletas; electricistas automotrices; electricistas residenciais; fontaneiros; técnicos hidráulicos; técnicos de mantemento; técnicos de mantemento de computadoras; técnicos de mantemento de electrodomésticos; técnicos de mantemento de telefonía; técnicos de electrónica; técnicos informáticos; técnicos de móbiles; reparadores de móbiles; reparadores de computadoras; reparadores de electrodomésticos; cerraxeiros; reparadores de pneumáticos; chapa e pintura; pintores automotrices; soldadores; cerraxeiros metálicos; torneiros mecánicos; afiadores de ferramentas e coitelería; instaladores de antenas; instaladores de equipos; instaladores de sistemas de seguridade; xeseiros; azulexeiros; pintores de paredes; instaladores de canalóns; telleiros; albanéis; carpinteiros; instaladores diversos.

Beleza e coidados persoais: perruqueiros; barbeiros; manicuras; pedicuras; nail designers; maquilladores; deseñadores de cellas; esteticistas; depiladores; tranzadores; lash designers; masaxistas; tatuadores; peluqueiros de animais; esteticistas de animais.

Apéndice B — Lista de verificación de unidades e conversións

[Incluír táboa:]

Unidade de compra	Unidade de uso	Conversión
1 kg	1.000 g	multiplicar por 1.000
1 g	0,001 kg	dividir por 1.000
1 m	100 cm	multiplicar por 100
1 cm	0,01 m	dividir por 100
1 m²	10.000 cm²	multiplicar por 10.000
1 cm²	0,0001 m²	dividir por 10.000
1 L	1.000 ml	multiplicar por 1.000